Vous souhaitez évaluer le coût de votre transition numérique? Recevez gratuitement vos devis pour l’ensemble des solutions proposées par nos intégrateurs. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être conseillés sur la solution la plus adaptée à votre métier et aux fonctions recherchées. Ce service vous est proposé sans aucun surcoût et sans engagement.
Pour bien qualifier vos besoins et dimensionner la solution la plus adaptée, voici quelques éléments à collecter. Ces informations constituent la base technique de votre future solution logicielle et correspondent à certains critères de coût.
Si plusieurs de ces éléments (parmi ceux qui vous concernent) vous manquent, nous pouvons vous aider à les déterminer.
La gestion électronique de documents (GED) est une solution permettant d'organiser et gérer toutes les informations et documents électroniques d'une entreprise. Elle met en oeuvre des systèmes d'acquisition (numérisation de documents papiers à l'aide de scanner rapide et importation de documents électroniques), d'indexation, de classement, de stockage, d'archivage et consultation des documents en client Web ou Windows Ce processus utilise les nouvelles technologies Web de manière optimale pour contrôler les flux d'informations et de documents au sein d'une entreprise.
La GED comprend quatre étapes majeures, indispensable au déroulement de son processus et pour l'optimisation de son utilisation:
Pour une petite entreprise comme pour une grande société possédant de nombreuses filiales, la GED entre dans les enjeux économiques de celle-ci, c'est pourquoi la mise en place de la ged et la maîtrise de ce type d'outil sont des éléments clés du succès pour l'entreprise qui choisit ce type de processus.
Nous proposons également le e-billing, c'est à dire une solution de gestion de vos factures et de leur dématérialisation.
Le processus désigné par l’appellation « archivage électronique » est différent d’une simple sauvegarde ou d’un stockage d'informations: il concerne la gestion des données sur l’ensemble du cycle de vie de l’information, depuis sa production jusqu’à son archivage définitif, voire sa destruction. L’archivage électronique est un ensemble d’outils logiciels et matériels adaptés aux étapes de la vie des données. Ces fonctionnalités complémentaires permettent la gestion, l’accessibilité, la conservation et la sécurisation des données à tout moment.
Il faut également bien distinguer l'archivage numérique des processus SAE ou GED, qui sont également bien spécifiques dans le contour de leurs fonctions. Cette distinction est importante car chaque appellation est régie par une norme dédiée: NF Z 42-013 et Iso 14641-1 pour l'archivage électronique, NF 461 et Iso 19005-1 pour le SAE.
Un tiers archiveur est un prestataire de service en archivage dont les prérogatives sont les suivantes :
Le tiers archiveur engage donc sa responsabilité sur :
La solution d’externalisation est clairement la plus simple pour une entreprise, qui n’aura pas d’investissement à réaliser dans ce secteur (formation, équipement, embauche d’une personne…) et qui bénéficiera d’une qualité et d’une continuité de service difficile à développer en interne.
En effet, plusieurs normes très pointues régissent le développement de ces activités. Ainsi, le tiers archiveur doit travailler dans le respect de ces normes liées à l’archivage numérique à valeur probante, à savoir :