Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est une solution de stockage d’information certifiée sans intrusion possible. Son objectif est de conserver les données qui y ont été ajoutées sans aucune transformation et de permettre la restitution à l’identique de ces données à un utilisateur accrédité. Il doit donc garantir avant tout l’intégrité des informations dans le temps. Il constitue la partie stockage d'un SAE.

Ce service est maintenant proposé aux particuliers, sous la forme d’un espace de stockage sécurisé nécessitant une identification, et dont les fonctions sont de récupérer automatiquement le type de documents que vous souhaitez lui confier, comme vos relevés bancaires, fiches de paie, factures, diplômes, papiers d’identité, documents administratifs ou fiscaux… Une fois configuré, cet outil aspire donc automatiquement les nouveaux documents produits par votre banque, par exemple, et les stocke sur votre espace sécurisé. Il s’agit de services simplifiés, qui n’intègrent pas de plan de classement rigoureux et des fonctionnalités multiples des coffres professionnels. Ils sont cependant fiables et avec une durée de conservation suffisante pour le particulier. Ils peuvent également s’avérer très utiles, en cas de cambriolage, d’incendie ou de simple perte.

Pour les entreprises, la somme documentaire est plus importante, les fonctionnalités sont plus complexes, plus nombreuses et parfois développées sur-mesure; la confidentialité doit être renforcée. La solution de coffre-fort électronique professionnel doit être préférablement confiée à un tiers archiveur, c’est l'offre que nous proposons ici.

Cette solution comprend :

• Un abonnement annuel avec accès illimité aux documents en recherche full texte, hébergement, archivage électronique, sauvegarde, formation, maintenance du système.
• La délivrance de certificats d’authentification de classe 3 pour les utilisateurs.
• Dépôt de documents avec scellement par signature électronique.
• Un accès Web HTPS sécurisé aux documents.
• Liste d’inventaires.
• Traçabilité , historique de toutes les actions.

Nouveau: Vous êtes garagiste ou professionnel de l'automobile et vous cherchez une solution pour la conservation numérique de vos cartes d'immatriculation? Un service dédié à cet usage a été développé afin de répondre à cette nouvelle exigence légale: coffre pour cartes d'immatriculation.

En résumé, Les enjeux pour l’entreprise:

• Assurer la conservation des documents à valeur probante, leur intégrité et pérennité.
• Assurer la confidentialité des informations souvent vitales pour l’entreprise.
• Accéder rapidement aux documents en toute sécurité depuis un simple accès Web.
• Réaliser des économies de papier, de temps, d’argent.

Quel forme prend-il?

Le CFN s'utilise généralement en mode SaaS ("Logiciel en tant que Service"): il s'agit d'une interface logiciel accessible en ligne avec une clé d'authentification. Une fois logué, toute les fonctions sont accessibles de façon très intuitive et ergonomique.

Cette interface est reliée au service de stockage qui peut prendre 3 formes:

• En local: des serveurs sécurisés sont intégrés dans vos locaux. Cette solution est plutôt choisie par les grandes entreprises donc les données sont tellement sensibles ou secret defense qu'elle ne souhaite pas les externaliser. Le coût sera élevé dans ce cas.
• Chez un tiers archiveur professionnel: c'est la solution que nous conseillons pour la plupart des entreprises. Cette externalisation, idéale pour les TPE et PME, vous permet de ne pas avoir à gérer un niveau de sécurité très élevé en interne. Vous profitez d'un service incluant la maintenance, la mise à jour logicielle et la veille technologique. Le coût reste abordable car les ressources informatiques et la supervision sécuritaire sont mutualisés par l'archiveur.
• Sur le Cloud en mode SaaS: plutôt utilisé pour les particuliers, la solution étant plus économique, mais le niveau de service et de sécurité sont moindre.

Quels sont les documents à y verser?

L’utilisation du coffre-fort électronique professionnel concerne tous les documents numériques que vous souhaitez conserver indemnes sur une durée donnée à l’extérieur de vos locaux sans pouvoir les modifier, par exemple :

• Les brevets, ou procédés de fabrication, de recettes (pour l’industrie agroalimentaire), de processus ou méthodes de travail dont vous souhaitez conserver le secret et l’intégrité.
• Les documents RH (bulletins de paie, contrat de trvavail, avenants, déclaration d'embauche, lettres de démission...)
• Les documents comptables, financiers ou juridiques à valeur probatoire à conserver intactes pendant 5 ou 10 ans, par exemple
• tout autre document ou fichier sensible ou d’importance majeure pour la société (fichier clients, courriers numérisés, codes d'accès, contrats, bases de données…)

Un service d'archivage garantissant la conservation et la lisibilité des documents:

La notion d'archivage légal est définie comme étant une fonction garantissant la conservation de documents électroniques, assortie de la garantie de la restitution à tout moment d'un exemplaire du document parfaitement identique à l'original. Cette garantie repose d'une part, sur les mécanismes de sécurisation et d'intégrité appliqués par la signature électronique, d'autre part, sur les mécanismes de traçabilité et de journalisation qui conservent l'intégralité de la vie de l'information, tant dans ses éventuelles modifications et les traitements appliqués, que dans les accès qui y sont faits.

Assurez vous de posséder des preuves juridiquement recevable autour de vos documents:

Pendant toute la durée de présence du document et pour tout document déposé dans le coffre-fort, le progiciel d’archivage électronique légal fournit la preuve irréfutable et intangible :

• De son existence à la date de dépôt,
• De son contenu et de ses caractéristiques,
• Des accès faits dessus

Le respect des normes et standards:

La solution respecte et intègre les principes définis par l'ADAE et l'APROGED dans le document de synthèse " la maîtrise du cycle de vie du document numérique ".

Elle est conforme aux spécifications émises par l'IDA (Organisme de l'Union européenne pour l'Interopérabilité des Données entre Administrations) et synthétisées dans le document MOREQ.

Les avantages de cette solution

Simplicité : Le gestionnaire de procédures vous guide pas à pas.

• Centre de pilotage pour l'acheteur public, supervision centralisée.
• Gestion visuelle et intuitive des dossiers et enveloppes.
• Gestion automatisée de tous les messages avec les candidats.

Souplesse : Le système de paramétrage prend en charge vos procédures et votre structure organisationnelle.

• La suppression reste possible dans certains cas et donne lieu à l'établissement d'une preuve, comme toute autre action faite sur un document.
• Gestion de coffres multiples multi usage paramétrables capable de recevoir tous type de documents
• Recherche multi-critère et indexation automatique paramétrable des données archivées

Fiabilité : La signature électronique est utilisée aux étapes critiques pour sécuriser le déroulement des opérations.

• Aucun document déposé ne peut être modifié directement ou indirectement par l'application.
• L'ensemble des preuves et données apportant la garantie ci-dessus, est lui-même sécurisé contre des attaques au niveau applicatif comme au niveau système.
• Horodatage des actions, contrôle d'intégrité des documents et surveillance distante.

Des fonctions d'administration complètes :

• Créer de nouveaux coffres en fonction des besoins et de l'espace disponible.
• Gérer les profils administrateur
• Gérer les profils utilisateur
• Gérer les profils auditeur
• Gérer les méta-données demandées par les utilisateurs
• Lancer les opérations d'export de document (pour archivage secondaire, réversibilité, …)
• Lancer les opérations de purge suivant les classes de durée de vie des documents
• Demander des états statistiques sur l'état des ressources consommées/disponibles

Un processus d'archivage fiable

Dès la reception d'un fichier, le logiciel effectue les opérations suivantes :

1. Hashage du document ; afin de supprimer les risques de collision, il réalise 2 calculs d'empreinte avec 2 algorithmes différents. Le résultat donne un identifiant unique Hash1 + Hash2 qui sert à la fois à identifier le document capturé et garantir son intégrité.


2. Horodatage légal : le logiciel obtient une date certaine de réception du document


3. préparation des méta-données : il prépare toutes les méta-données de classement et de gestion associées au document pendant la vie de l'archive. IL effectue également la signature de ces éléments afin de générer la preuve d'archivage (LAT)


4. écriture File System : Le logiciel réalise alors l'écriture des fichiers sur le gestionnaire de fichier. Si l'écriture produit une erreur à ce stade, la transaction est interrompue et l'utilisateur est informé


5. Ecriture BDD + Traces : finalement, le progiciel peut mouvementer la base de données afin de valider la transaction, après que toutes les opérations se sont bien déroulées. Les traces juridiques sont également générées lors de cette dernière phase

Surveillance à distance

Ce service réalise périodiquement, pendant les heures creuses, le transfert vers les serveurs les traces juridiques que la solution a généré pendant la dernière période d'activité. Ces traces juridiques garantissent la cohérence du fonctionnement du coffre. Leur intégrité et leur cohérence sont vérifiées sur les serveurs de supervision. En cas de non transmission ou d'incohérence dans les données, une alerte est générée, pour signaler une défaillance dans le processus d'exploitation normale. Les alertes sont transmises vers des contacts référencés et sont journalisées. Ce service permet de détecter sans délai toute défaillance d'ordre matériel, logiciel ou toute attaque sur vos archives.

Les professionnels du secteur de l’automobile qui ont l’autorisation de délivrer les cartes d’immatriculation, comme les garagistes ou les concessionnaires, ont l’obligation de s’équiper coffre-fort numérique communicant répondant à la norme NF Z42-020

Il s’agit d’un système d’archivage à valeur probante permettant de sécuriser les certificats de cartes grises dématérialisés. Cette numérisation des certificats d’immatriculation est apparue en 2017 quand les démarches d’immatriculation se sont vues attribuées aux professionnels par le ministère de l’intérieur sous la forme d’une habilitation préfectorale.

Depuis que la démarche immatriculatoire est entièrement gérée par internet, le nouveau SIV (Système d'immatriculation des véhicules), impose donc cet archivage sécurisé spécifique qui garantit 4 points essentiels :

Sécurité

• Authenticité des archives garantie par horodatage et scellement.
• Confidentialité garantie par contrôle d’accès et authentification forte.
• Sécurité renforcée par le chiffrement des échanges, des fichiers et des données.
• Conforme à la norme ISO 27001 concernant la sécurité des informations

Intégrité

• Une empreinte numérique est apposée aux archives lors du dépôt.
• Les actions sur le coffre-fort sont tracées dans le journal d’évènements.
• Le scellement des archives et le chaînage du journal garantit leur inaltérabilité.

Perennité

• La réplication et la redondance garantit la conservation des archives.
• Les archives et leurs empreintes sont régulièrement contrôlées.
• La lisibilité dans le temps est garantie par l’utilisation de formats d’archivage pérennes (PDF/A).

Conformité

• Traçabilité et journal de preuves
• Service coffre-fort numérique conforme au décret du 30 mai et 5 octobre 2018 et aux obligations effectives au 1er janvier 2019
• Répond à toutes les exigences d'un archivage probant (NF Z42-020)

Simplicité d'utilisation

Ce service peut être utilisé depuis n'importe quel support matériel informatique connecté (portable, PC, tablette, mobile...) car il est disponible en mode Saas (Software as a Service), c'est à dire que seuls une connection et un accès avec login et mot de passe suffisent pour utiliser ce logiciel en ligne.

Cette ergonomie et cette disponibilité est importante pour les professionnels de l'automobile concernés qui ont besoin d'un outil simple ne demandant aucune compétence particulière en informatique.

Vous pouvez y verser aussi bien les cartes grises électroniques que les cartes grises version papier numérisée dont la conformité a été validée.

Tarifs

Les tarifs de ce service dédié "Coffre e-cartes immatriculation" sont très accessibles:

Frais d'ouverture du service (par Professionnel)

Ouverture de Compte client, 1 coffre par Professionnel sur la plateforme, création du référentiel, 1 formation à distance : 49,00 € HT

Abonnement (par Professionnel)

Abonnement mensuel au service de coffre-fort : 29,90 € HT /mois

Frais de fonctionnement

Prise en charge des cartes grises et documents, versement dans les coffres-forts des professionnels, horodatage et archivage pour 5 ans : 0,50€ HT/ dépôt (1 dépôt = x pages et/ou x documents)

Contactez-nous si vous souhaitez profiter de ce service.

Pourquoi dématérialiser le traitement de vos demandes d’urbanisme?

1. Être en conformité avec la réglementation
   
   Depuis le 1er janvier 2022, les mairies sont tenues de pouvoir réceptionner les demandes d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable de travaux, permis de démolir, certificat d'urbanisme…) au format numérique.
   Les communes ayant une population supérieure à 3500 habitants devront également, à cette date, se doter d’une téléprocédure spécifique pour assurer leur instruction de façon dématérialisée.
   
   Voici les deux articles de loi relatifs à cette modernisation administrative:
   l'article L. 423-3 du code de l'urbanisme, issu de la loi ELAN dans son article 62,
   l'article L. 112-8 du code des relations entre le public et l'administration


2. Fluidifier le processus de dépôt
   
   La dématérialisation de la chaîne d’instruction améliore l'efficacité de leur traitement grâce à l'automatisation des processus tout en offrant des niveaux plus élevés de contrôle, de conformité et de traçabilité.


3. Proposer un service innovant et efficace aux usagers
   
   La simplification, l’accessibilité et l’accélération des procédures administratives, souvent décriées pour leur lenteur et leur complexité, est l’objectif principal de cette modernisation. Les administrés pourront ainsi suivre en ligne l’avancement de leurs démarches.

Spécificités et fonctions du service

Le Coffre-Fort Electronique Communicant est un espace d’échange et d’archivage sécurisé, simple d’utilisation et entièrement adaptable à vos besoins. Différents rôles peuvent être associés aux profils utilisateurs et permettent de modifier leurs droits.

• Archivage à valeur probatoire des documents déposés
• Consultation des documents archivés directement depuis le coffre-fort (images et PDF) / Téléchargement des documents archivés.
• Création libre de dossiers et sous dossiers (plan de classement)
• Recherche avancée / Gestion des versions de documents
• Possibilité de partager ses documents par email directement depuis le coffre-fort
• Possibilité de recevoir des alertes à chaque nouveau dépôt dans le coffre-fort
• Possibilité de vérifier l'intégrité des documents archivés
• Possibilité de vérifier si un document est identique à celui archivé
• Accès au journal d'évènements et de preuves

Les bénéfices concrets de l’archivage électronique des documents d’urbanisme

Liberté et modernité

• Service innovant avec une intégration simplifiée grâce aux API
• Gestion personnalisable des profils utilisateurs, des rôles et habilitations

Confiance

• Sécurisé pour la protection des données personnelles
• Hébergement cloud en France ISO 27001

Conformité

• Traçabilité des évènements et journal de preuves
• Archivage des documents sécurisé et conforme NF Z42-020

Disponibilité

• Consultation 24/7
• Compatible smartphone et tablette
• Guides utilisateurs

Le certificat d'identité numérique est un cachet (sceau) numérique qui permet de vérifier l'authenticité d'un document et de connaître de manière formelle qui en est le signataire. Ce certificat permet en quelque sorte d’ouvrir vos coffres forts numériques, il en est la clé. Pour utiliser les solutions d’archivage numérique proposées, il est nécessaire de détenir au moins un certificat d'identité numérique à double clé (clé publique / clé privée). Il est principalement utilisé pour signer électroniquement des documents. En effet, la signature électronique a aujourd’hui la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Deux textes sont venus consacrer la valeur légale de la signature électronique :

• La Directive européenne n°1999/93/CE du 13/12/99
• La loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information

L’objectif de ce certificat d'identité numérique est triple

• Protéger vos transactions et vos échanges avec des tiers
• Réaliser des gains de productivité en simplifiant les déclarations et procédures
• Garantir la valeur juridique pour vos échanges dématérialisés et vos documents électroniques

Il existe 3 classes de certificat selon le degré de vérification d’identité

• Certificat de classe 1 :
  • est obtenu en indiquant son identité seulement par l’adresse de messagerie électronique
  • compatible avec une utilisation de groupe
  • autorise les mêmes droits d'accès à tous les membres du groupe


• Certificat de classe 2
  • est obtenu par validation de son identité par l'envoi d’une copie des pièces justificatives
  • appelle à un usage nominatif
  • limite les droits d'accès aux coffres-forts numériques
  • limite les droits d'accès aux documents


• Certificat de classe 3 :
  • est obtenu par la preuve de son identité par présentation physique, du détenteur des pièces ou celle de son mandataire
  • conditionne un usage nominatif
  • réserve au titulaire les droits d'accès au coffre-fort numérique
  • réserve au titulaire les droits d'accès aux documents