La dématérialisation est la transformation de supports analogiques (papier, microfilm…), en fichiers informatiques, par principe de numérisation. Elle s’applique également aux documents natifs sous forme numérique (factures clients, commandes, bulletins de paies...).
Elle permet de gérer de manière électronique toutes les informations de l’entreprise, facilitant ainsi les recherches de documents et les échanges entre services internes ou externes par l’intermédiaire notamment d’Internet.
Cette démarche de numérisation, de traitement et de sauvegarde des documents offre de nombreux avantages aux entreprises ou administrations :
- Un gain d’espace : Le stockage des archives papier sur des années nécessite souvent de monopoliser une pièce entière, voir un étage complet pour les plus grandes entreprises. Même si certaines archives papiers originales doivent être conservées pour des raisons juridique par exemple, une bonne partie des documents courants peuvent être dématérialisés.
- Des économies : le coût de stockage physique est bien supérieur à son équivalent informatisé.
- Un gain de temps : une fois les archives numérisées, elles sont accessibles à tout moment et très rapidement, sans se déplacer à la salle des archives: à l’aide des outils de gestion documentaire, vous pouvez retrouver facilement tout document par sa date, son intitulé, la nature du document (facture client, facture fournisseur, fiche de paie…), le nom d’une personne concernée, etc. Pour ce faire, il faut associer chaque document à des critères bien choisis dans une base de données consultable à l’aide d’un moteur de recherche ou d’un index.
- Diminution des risques : L’archivage papier n’est pas très fiable, il existe des risques de perte de documents, de confusion, de mauvaise classification ou d’un rangement erroné, de destruction (rongeurs, feu…), de vol... Ces événements peuvent entraîner un risque juridique, fiscal ou assurantiel beaucoup plus grave.
- Un accès performant à la documentation : au delà du temps gagné dans les étapes de la recherche et de consultation, l’accès quasi immédiat aux informations recherchées génère des gains de productivité qualitatifs : ne pas être interrompu dans une tâche par une recherche documentaire chronophage permet d’éviter perte de concentration, énervement ou fatigue et contribue nécessaire à la qualité d’exécution. De même commercialement, si un client au téléphone vous demande une information précise et que vous êtes en mesure de lui fournir, c’est un gage de sérieux et d’efficacité qui pourra le convaincre de travailler avec vous.
Retrouver les contenus de manière facile et ergonomique en quelques secondes est maintenant essentiel dans un monde où l'information et sa vitesse de propagation sont la clé de la réussite.
- L'accessibilité des informations: elle se fait indépendamment de la position géographique et pour plusieurs personnes simultanément si nécessaire. En effet, contrairement au format papier, lorsqu'un utilisateur consulte une archive les données restent consultables pour tout autre demandeur avec une simple connexion internet et le bon code d'accès.
- Une meilleure analyse : Les documents pouvant être interconnectés et regroupés sous différentes thématiques, avec l'utilisation de métadonnées, vous pouvez analyser beaucoup plus précisément les informations et données relatives à une même thématique. Par exemple, si vous avez identifié avec un même mot-clé ou référence tous les documents participant d'une même affaire (données clients, fournisseurs, données comptables, échanges de mails, documentation technique, fiches intervenants, planning...) vous disposez d'un dossier virtuel exhaustif sur cette affaire pour laquelle vous retrouverez ainsi aisément d'éventuelles incohérences entre pièces comptables.
- L'aspect écologique est également à prendre en compte, le bilan carbone de l'archivage numérique, même s'il n'est pas nul, est très inférieur à celui du physique, qu'on est parfois amené à déplacer d'une ville à l'autre par transporteur.
Pour résumer : la dématérialisation (la numérisation des factures par exemple), représente un autre aspect de la transformation numérique. Remplacer les documents papiers par l'équivalent dématérialisé permet d'éviter leur perte (dans un incendie ou un vol par exemple), de limiter les coûts de stockage de ces cartons qu'il faut garder plusieurs années et qui prennent une place parfois considérable (certaines archives occupent la place de plusieurs bureaux). Elle rend également possible un traitement de l'information beaucoup plus pertinent, puissant et rapide, ainsi que l'interconnexion des données pour une meilleure analyse, la mémoire de la société est étendue sur des années.
Le système d'information d'une entreprise peut ainsi relier les bons de commandes commerciaux, les factures attachées, les informations sur le client, les reçus de livraison, la gestion des stocks et les commandes fournisseurs. On peut ainsi gérer au mieux les délais, les besoins, l'historique commercial, optimiser les stocks et la logistique tout en ayant toutes les informations à portée de main en quelques clics lorsqu'il s'agit de répondre à une question d'un partenaire commercial, qu'il soit client ou fournisseur.
Enfin, il y a un avantage économique direct sur l'envoi de courriers par exemple, dans le cas de la dématérialisation des factures, qui peuvent être envoyées par mail ou stockées sur l'espace membre du client, en ligne.
Le coût de la dématérialisation.
Il est réellement impossible de donner des ordres de grandeur sans connaître vos besoins, puisqu'il s'agit d'une prestation sur-mesure et à la carte (numérisation seule, GED, SAE...).
Par contre, nous vous conseillons, dans le cas d'une démarche digitale globale (mise en place de tous les outils, ou plusieurs d'entre eux, cités plus haut), de choisir un seul et même prestataire, pour assurer la cohérence de votre stratégie documentaire et profiter de la convergence des solutions professionnelles intégrées (un seul et même accès pour gérer l'ensemble des procédés). C'est pourquoi nous vous proposons de faire parvenir votre demande de devis archivage numérique de la façon la plus précise possible.
